2008/06/07に実施されたVSUG DAY 2008 Summerに、
VSUGイベント開催スタッフとして参加＆お手伝いしてきました。
VSUGって何？
VSUGとは「Visual Studio Users Group」の略称で、
Visual Studio ユーザー間の情報交換の促進とコミュニティ支援を通じた、
ビジネスの活性化を目的としたユーザーコミュニティです。
詳細については、VSUGとは？をご覧頂ければと思います。
VSUG DAYって何？
VSUG Dayって何？という方が大半だと思われるので、VSUG Day 2008 Summerについて
紹介しているコラムの内容を、引用して紹介します。
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VSUG Day を一言で言うと 「ごく普通の勉強会」 です。 VSUG 主催だからと言って、何か特別なことがあるわけではありません（笑） これを読んでいる皆さんは TechEd など企業主催の勉強会・講習会に参加したことがある方も多くいらっしゃると思います。 TechEd とは規模こそ違いますが、形式はそのような勉強会と同じような感じです。 VSUG Day でのセッションは 1コマ 50分程度、セッション間の休憩は 10分程度となっています。 セッション自体は、スピーカーが壇上に立ち、スクリーンに映した PowerPoint やデモ画面を使って解説する、 というもっともポピュラーな形式が中心です。 来月 6月 7日に開催される VSUG Day 2008 Summer のセッションスケジュールは 以下で公開されていますのでぜひご覧ください。 ■ VSUG Day 2008 Summer < http://vsug.jp/tabid/200/Default.aspx > また、今までに開催された VSUG Day の案内ページも VSUG サイト上に残されています。 こちらには参加された方によるセッションレポートなども追記されていますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。 ■ VSUG Day 2006 Summer < http://vsug.jp/tabid/129/Default.aspx > ■ VSUG Day 2006 Winter < http://vsug.jp/tabid/135/Default.aspx > ■ VSUG Day 2007 Summer < http://vsug.jp/tabid/151/Default.aspx > ■ VSUG Day 2007 Winter 東京 < http://vsug.jp/tabid/171/Default.aspx > ■ VSUG Day 2007 Winter 大阪 < http://vsug.jp/tabid/173/Default.aspx > セッションスケジュールを見て頂くとわかる通り、VSUG Day には VSUG セッションとスポンサーセッションがあります。 VSUG セッションは、VSUG のフォーラムリーダーやスタッフがスピーカーを務めるセッションです。 と言っても、スピーカーに資格があるわけではありませんので、 「スタッフの単なる知り合い」 だったりする場合もありますけど（笑） スポンサーセッションは、VSUG のスポンサーとなって頂いている企業の方に スピーカーを務めて頂くセッションです。 スポンサーセッションのスピーカーの方は、いちおう 「お仕事モード」 なのかもしれませんが、 いつもそんなことはあまり関係なく、フランクにお付き合いしてくださっています（笑） そういうのもコミュニティ主催の勉強会のいいところですね。 そういえば、今までの VSUG Day では 「Ask the Speakers」 のような スピーカーへの質問コーナーは特に設けていません。 おそらく今回も無いのではないかと思います。 ただ、そこはコミュニティ主催の勉強会。 スピーカーも壇上から降りてしまえば普通の参加者と変わりません。 きっとその辺で雑談でもしているでしょうから適当に話しかけちゃってください（笑） スピーカーが見当たらない場合はスタッフにでも声をかければ引っ張ってきてくれるでしょう（笑） 「どんな服装で行けばいいですか？」 結構よく聞かれます。 これはもうまったく自由です。 表を歩いて捕まらない格好であれば、どんな服装でもかまいません（笑） 今までの感じで言うと、土曜日開催の場合はカジュアルな服装の方が多いですね。 もちろん、ネクタイ姿の方もいらっしゃいます。 さて、セッションの後は懇親会。 懇親会への参加は任意ですが、興味があるならぜひ一度参加してみてください。 中には 「懇親会のために来ました」 なんておっしゃる方も（笑） 今回どのような形の懇親会となるかはまだ確定していないと思いますが、 今まではだいたい 「普通に居酒屋で飲み会」 でした。 やっぱり共通の話題には事欠かないようで、いつも大いに盛り上がります。 初対面の方と名刺交換してみたら 「おぉ、あの会社の方だったんですか」 なんてことも。 ソフト開発の業界は広いように見えて狭いですからねぇ（笑） もちろん、お酒が入った席ですから、技術的な話ばかりではなくネタとしか思えないような話や 守秘義務契約が必要なんじゃないかと思えるような 「ここだけの話」 も（笑笑笑） 懇親会まで参加すると、VSUG Day はほんとうに丸一日を費やす催しとなりますが、 十分にそれに見合うだけの内容はあると思います。 私はほんのちょっとのお手伝いをしているだけですが、たくさんのスタッフの方々がより楽しく、 よりためになる VSUG Day となるようがんばってくださっています。 皆さんも、ぜひ参加してみてください。 |
イベント開催スタッフって何をするの？
イベント開催スタッフが実際にやることは、
- イベント開催の１時間以上前に現地集合。
- イベント会場に大量に送付された資料やらイベント開催のための小道具やらを、ひたすら開封する。
- 受付を作成し、配布資料や受付台帳などの準備をする。
- まれに、原稿提出が間に合わず、当日配布用の封筒の中に追加で来た資料を混ぜたりすることも。。。
- 会場内のフリースペースにてテーブルをいくつか用意し、テーブル上に無料で配布する各スポンサーからの提供物を陳列。
- 実際の発表会場のセッティング。
- 壇上やらマイクやら証明やら、椅子やテーブルの整列など、やることは盛りだくさん。。。
- イベント会場時間になったら、受付＆会場案内など、イベント開催スタッフ内で分担した作業を実施。
- セッションが始まると、会場内の様子を写真で撮影したり、何人かは受付に残ったり、数名はそのままセッションを聞いたりしています。
- お昼休みの前のセッション中に、フリースペース内の模様替えを実施。
- フードスポンサーからの差し入れ（お弁当だったりサンドイッチだったりコーヒーやソフトドリンクなど、イベントごとに様々です。）
- 模様替えが終わったら、イベント開催スタッフは交代で昼食を取る。
- イベント終了直前のセッション中より、撤収の準備開始。
- 受付は、アンケート回収用にセッティングし、アンケート回収と同時にプレゼントする粗品がある場合は、受付に粗品をずらっと並べたりします。
- 参加者全員が会場を出た後は、本気で撤収作業。
- 撤収作業が一通り終わると、一度締めを行います。
- 懇親会会場へ移動。
- このときばかりは、一般の参加者と同じように楽しみます。
- 懇親会が終了後、イベント開催スタッフ同士で打ち上げ。
- ようやく今日の作業が終わり。ほんとにお疲れ様でした～会みたいな感じです。
進行台本などの小道具もしっかり準備されてます！
比較的大きなイベントなので、事前に進行台本が用意されています。
気になる中身はこんな感じ。
公開しても大丈夫な範囲で、かなりぼやかしてます。
スポンサーにもいろんな種類があります。
今回VSUG DAY 2008 Summerが開催された会場は、
会場代が１日当たり約50万円するそうで、この金額でもかなり安いほうです。
従って、こういうイベントやカンファレンスを実施するのにはスポンサーが必要なわけで、
たとえば会場のレンタル代を支払ってくれるスポンサーがいたり、
昼食の差し入れなどをしてくださるフードスポンサーがいたりします。
こちらは、今回のイベントのフードスポンサーをしてくださったインフラジスティックス・ジャパン株式会社のBlogに投稿されていた記事です。
http://blogs.infragistics.com/blogs/mtsukakoshi/archive/2008/06/05/vsug-day-2008-summer.aspx
こういったスポンサーは、対価として
- 入場時の配布資料に、自社のリーフレットを同封できる。
- スポンサーセッションの時間枠内で、自社内の製品についてのプレゼンをする機会が与えられる。
- 会場内のフリースペースにて、スポンサー専用のブースが設けられる。
- 会場内のフリースペースに設置したテーブルに、自社用のパンフレットや粗品を配置できる。
などなどがあるようです。